Política de protección y manejo de datos

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, establece la política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.

  1. INTRODUCCIÓN

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS acoge y respeta las disposiciones normativas del gobierno nacional referentes al uso y tratamiento de datos personales, y por lo tanto se reconoce como responsable del tratamiento de datos personales. De otra parte, con el presente documento da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial en su artículo 17, así como al artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 090 de 2018, referentes a las obligaciones de los responsables de tratamiento de datos personales y a la generación de las Políticas de Tratamiento de la información, garantizando a los titulares de la información las herramientas y procedimientos para establecer un control sobre su información personal, favoreciendo los derechos de consulta, acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos correspondientes a información personal que haya sido recolectada en cualquier base de datos o archivo.

  1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

 

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS NIT. 860021948-7 DIRECION DE DOMICILIO: Calle 43 No. 17-20 CORREO ELECTRÓNICO: amadmon@outlook.com, TELÉFONO: 2454850-2880640.

 

  1. LEGISLACIÓN APLICABLE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplica al tratamiento de los datos personales recolectados por RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS y se ha redactado teniendo en cuenta: La Constitución Política de Colombia, artículo 15, La Ley 1266 de 2008 contentiva de las disposiciones generales del HABEAS DATA., La Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”, El Decreto 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, El Decreto Único 1074 de 2015 Cap. 26 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos, La Circular Externa 002 de 2015: responsables del tratamiento de datos personales. El Decreto Reglamentario 2952 de 2010 por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008 y el Decreto 090 de 2018.

  1. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones son tomadas del marco normativo y posibilitan una correcta y apropiada interpretación de la presente política:

  1. AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  2. AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  4. CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
  5. DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
  6. DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  8. DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la entidad. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
  9. DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que la entidad requiere para ofrecer servicios de promoción, formación o información, etc.
  10. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  11. LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
  12. HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  13. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
  14. TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  15. TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  16. TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  17. TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  18. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

  1. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados.
  3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
  9. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS.
  2. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

  1. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los Titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales. Para este fin, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación. La autorización por parte del Titular puede realizarse en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato ya sea diligenciado por el titular o por un tercero bajo responsabilidad de aquel, que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico, tecnológico o procedimental a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse producido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en las bases de datos.

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, en los términos dispuestos en la ley, dispondrá del aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.colbuenco.edu.co

  1. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

  1. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS POR RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS MISMOS

La información personal recolectada por RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS será utilizada para:

  1. Desarrollar la misión de las Instituciones que pertenecen y hacen parte de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS conforme a su reglamentación legal.
  2. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las entidades sin ánimo de lucro de origen canónico y las Instituciones que hagan parte de ellas en el desarrollo de su objeto.
  3. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
  4. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  5. Realizar encuestas relacionadas con los servicios de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS.
  6. Desarrollar proyectos curriculares o extracurriculares conforme a PEI, en aquellas Instituciones educativas que hacen parte de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS.
  7. Mantener en contacto con ex alumnos y demás miembros en aquellas Instituciones educativas que hacen parte de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS.
  8. Consultas en bases de datos de otras entidades.
  9. Para proyectos académicos de intercambio.
  10. Fomentar la investigación en todos los campos incluyendo el científico.
  11. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
  12. Diseñar, desarrollar, evaluar, calificar, registrar, controlar y reportar las actividades académicas y formativas necesarias para la ejecución del currículo institucional, bajo los lineamientos del PEI.
  13. Registrar, actualizar y socializar ante las instancias que hacen parte de la Ruta Integral de Atención definidas por la normatividad legal vigente (ley 1620 y Decreto 1695 del 2013) todas las situaciones que afectan la convivencia escolar y que sean objeto de los proceso definidos en dichas normas.
  14. Gestionar la realización de salidas académicas, deportivas, culturales, pedagógicas y demás actividades asociadas y complementarias para la formación del estudiante, así como fomentar su participación en grupos y programas complementarios de la institución educativa.
  15. Promover, documentar y socializar la participación de los estudiantes en programas, certámenes, concursos y eventos de naturaleza académica y deportiva.
  16. Compartir y suministrar a terceros información expresamente requerida o autorizada por sus titulares para el desarrollo de actividades complementarias o extra jornada académica por parte del estudiante, tales como intercambios, programas de inmersión, actividades nacionales e internacionales, talleres, modelos, conferencias, cursos y demás actividades conexas con el servicio educativo.
  17. Recopilar, documentar, analizar y verificar información relacionada con el perfil psicológico, personal, aptitudinal y profesional de los aspirantes para los cargos con que cuente la institución, en la perspectiva de cumplir los requisitos para ocupar puestos laborales disponibles en la institución.

 

  1. TRATAMIENTO QUE SE DARÁ A LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS POR RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS

 

El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, padres de familia, docentes, trabajadores y/o contratistas, egresados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, para el desarrollo de su objeto social, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición DE RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS como entidad de orígen canónico y fines de Educación, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión. Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: I. que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. II. que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes, en aquellos casos y actividdes en las cuales dado su objeto social tenga contacto o involucre relaciones con menores de edad.

  1. PERSONAS A QUIENES SE LES DEBE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales. b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

  1. DATOS BIOMÉTRICOS – SISTEMAS DE VIGILANCIA

 

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS utiliza diversos medios de vigilancia, tales como video o monitoreo, los cuales informa mediante avisos en lugares visibles. RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS utilizará la información recolectada con el único fin de proteger la integridad de sus estudiantes, empleados, visitantes, proveedores, y demás personas que tengan relación directa o indirecta en alguna cualquiera de las Instituciones que hacen parte de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, sus bienes y sus instalaciones. El Titular entiende y acepta dicha finalidad y consecuentemente su uso. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales.

De conformidad con el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013 el aviso de privacidad emitido por RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS debe contener la siguiente información: a) Identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b) Finalidad del tratamiento. c) Mecanismos de consulta para que el Titular pueda acceder o consultar la política de tratamiento de información. Para efecto de la presente política y teniendo en cuenta que puede ser actualizado en cualquier momento, ha diseñado el siguiente modelo:

“AVISO DE PRIVACIDAD: RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS entidad sin ánimo de lucro de origen canónico, identificada con Nit. 860021948-7 con domicilio en la Calle 43 No. 17-20 de la ciudad de Bogotá D.C. respeta la privacidad de los integrantes y de las personas que de una u otra forma tengan relación de cualquier naturaleza o tipo con RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS y en general de toda persona natural titular de datos personales que suministren su información. RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS recibe información, la almacena, y la usa de forma adecuada y segura de acuerdo a su política de tratamiento de datos personales y a la normatividad vigente bajo la premisa que la información de sus empleados, estudiantes, padres de familia, clientes, proveedores, egresados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con la entidad, es herramienta fundamental para el desarrollo de su objeto social; cualquier persona puede consultar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o solicitar su eliminación al correo amadmon@outlook.com y nuestra política puede ser consultada en la página www.colbuenco.edu.co

 

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS utilizando medios informáticos, tecnológicos o físicos, conservará el precitado modelo del aviso de privacidad que sea transmitido a los titulares, mientras se realiza el tratamiento de sus datos personales.”

 

  1. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización). c. Ser informado por RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  1. DERECHOS DE LOS NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. No obstante lo anterior y teniendo en cuenta que algunas relaciones contractuales de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS son académicas y se desarrolla con niños, niñas y adolescentes nuestra operación y política consulta lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio en Concepto 1333980 abr. 3/13 que retoma los lineamientos de la revisión efectuada por la Corte Constitucional al proyecto de ley estatutaria de hábeas data y mediante Sentencia C748 del 2011 se pronunció, así, según el fallo, si se cumplen criterios como la finalidad, en la medida en que responda al interés superior del menor; tener en cuenta su opinión, según el grado de madurez; asegurar el respeto por sus derechos fundamentales y el cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley 1581 del 2012 (Ley de Hábeas Data), el tratamiento es viable. Entre otros aspectos, la corte resaltó la importancia de no arriesgar la prevalencia de los derechos de los menores, analizando cada caso particular y teniendo en cuenta los principios de seguridad, confidencialidad, legalidad, libertad y acceso y circulación restringida. En cuanto al principio de libertad, recordó que es pilar fundamental de las normas de protección de datos personales e implica que la actividad requiere la autorización previa del titular. En este caso, esa titularidad es del representante legal, contando, en lo posible, con la opinión del menor.

  1. DEBERES DE RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS.

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley: a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. g. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. h. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. i. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular. j. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. k. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. l. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. m. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

  1. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, SOLICITUDES Y RECLAMOS

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS garantizará al Titular estos derechos cuando, previa acreditación de su identidad o de la identidad de su representante, se brinde acceso de manera gratuita al detalle de sus datos personales que reposan en las base de datos de la institución. Dicho acceso se brindará a través de medios electrónicos o físicos. RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la entidad a la oficina de Administrtiva  del Colegio de Nuestra Señora del Buen Consejo y en suplencia de ésta a la oficina administrativa de la Casas Provincial de la entidad. Estas dependencias estarán atentas para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del  correo electrónico amadmon@outlook.com. De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 15, el Titular puede presentar una solicitud o un reclamo ante el Responsable del Tratamiento cuando considere que su información personal almacenada en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión. El requerimiento del Titular deberá ser gestionado bajo las siguientes reglas: a. Consultas: los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose ante RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo amadmon@outlook.comatendida en un término máximo de 8 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. b. Reclamos: el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de la Página 9 y/o 10, o los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: I. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS por el correo electrónico amadmon@outlook.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. II. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. III. Una vez recibido el correo amadmon@outlook.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. IV. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. c. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos: RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS rectificará y actualizará a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo amadmon@outlook.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición. d. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS pondrá a disposición del Titular el correo electrónico amadmon@outlook.com.  Si vencido el término legal respectivo, el, según fuera el caso, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012. Nota: Para el contexto educativo los padres de familia y/o acudientes en calidad de titulares de la información expresamente declaran que la información suministrada es cierta y que su origen radica en la relación contractual del servicio educativo, por lo tanto cualquier solicitud de revocatoria, eliminación, modificación, supresión, corrección de datos o similares, será analizada a la luz de la dicha relación contractual vigente velando porque la institución no quede desprotegida en cuanto a las garantías mínimas que aseguran el cumplimiento de las obligaciones de ambas partes y la prestación óptima del servicio educativo.

  1. SEGURIDAD SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Dando alcance al principio de Seguridad referenciado en la Ley 1581 de 2012, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS adoptará los controles técnicos, humanos y administrativos requeridos para otorgar seguridad a la información relacionada con datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso acceso no autorizado. Estos controles serán generados por el área de sistemas de la entidad y contienen los siguientes aspectos: a) esquema de flujo de la información de la entidad b) alcance de aplicación, c) Normas y procedimientos encaminados a garantizar la seguridad de las bases de datos, d) Funciones y obligaciones de empleados, e) Documentación de las bases de datos existentes, f) Procedimiento de copias de Backup y de recuperación de datos g) Aspectos técnicos, tecnológicos y de procesos, relacionados con la seguridad de la información.

 

  1. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo señalado por el Decreto 090 de 2018.

  1. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 01 de diciembre del año 2019. Para la implementación y seguimiento de lo dispuesto en el presente documento relacionado con la función de protección de datos personales RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, designa al Área Administrativa quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, relacionadas con sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012.

 

  1. ANEXOS

Anexo 1.

AVISO DE PRIVACIDAD

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS

Nit. 860021948-7

 

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS entidad sin ánimo de lucro de origen canónico, identificada con Nit. 860021948-7 con domicilio en la Calle 43 No. 17-20 de la ciudad de Bogotá D.C. respeta la privacidad de los integrantes y de las personas que de una u otra forma tengan relación de cualquier naturaleza o tipo con RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS y en general de toda persona natural titular de datos personales que suministren su información.

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS recibe información, la almacena, y la usa de forma adecuada y segura de acuerdo a su política de tratamiento de datos personales y a la normatividad vigente bajo la premisa que la información de sus empleados, estudiantes, padres de familia, clientes, proveedores, egresados y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con la entidad, es herramienta fundamental para el desarrollo de su objeto social.

Cualquier persona puede consultar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o solicitar su eliminación al correo amprobconsejo@outlook.com y nuestra política puede ser consultada en la página www.colbuenco.edu.co

 

 

Firma Titular: ____________________________

C.C.No.: ________________________________

Ciudad y Fecha: __________________________

 

 

Anexo 2.

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE POSTULANTES, EMPLEADOS Y CONTRATISTAS DE LA COMUNIDAD DE RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS.

Nit. 860021948-7

 

Dando cumplimiento a las disposiciones del ley 1581 de 2012, al decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo sustituyan o modifiquen, por la cual se dictan normas generales para la protección de datos personales y teniendo en cuenta que dicha ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS hace entrega del presente documento con el objetivo que nos sea autorizado el tratamiento de la información aquí depositada, en los siguientes términos: Por medio de la presente declaro expresamente: Yo (Titular de los datos personales) ___________________________________ identificado con cédula de ciudadanía No. ________________ , expedida en ____________________, actuando en nombre propio por medio del presente escrito autorizo y acepto que RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS, así como a sus sucursales y/o demás empresas o Instituciones pertenecientes a ellas trate mis datos públicos, privados, semiprivados o sensibles, derivados o con ocasión de la relación laboral que tuve, tuviere o llegare a tener con la entidad, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, y en la Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en la página www.colbeunco.edu.co el tratamiento General de Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes: · Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.) · En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información. · En el caso de requerimientos judiciales y legales. · Contabilización y pago de nómina. · Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes. · Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral. · Realizar transacciones. · Pago de beneficios extralegales. · Auditorías. · Análisis estadísticos. · Mantener base de datos de candidatos. · Capacitación y formación. · Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros. · Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo. Autorizo a que dicha información sea compartida con terceros para los efectos propios de la labor que desarrollé, desarrolló o llegare a desarrollar. Los datos sensibles y/o personales podrán ser alojados fuera del territorio colombiano en herramientas tecnológicas, software y bases de datos adquiridas o licenciadas por la Compañía, empresas matrices, sociedades controlantes, filiales o subsidiarias de estas. Conozco que como titular de la información, me asisten los derechos previstos en las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012. En especial, me asiste el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre mí, así como presentar consultas y reclamos; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, en los casos en que sea procedente.

 

Firma Titular: ____________________________

C.C.No.: ________________________________

Ciudad y Fecha: __________________________

 

 

Anexo 3.

AUTORIZACION PARA LA CONSULTA, REPORTE Y PROCESAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS A CENTRALES DE RIESGO

                 RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS

       Nit. 860021948-7

 

Autorizo de manera expresa e irrevocable a RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro a cualquier título la calidad de acreedor, a consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar toda la información que se refiere a mi comportamiento crediticio, financiero y comercial a las Centrales de Riesgo que administra la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia o a quien represente sus derechos.

 

Lo anterior implica que mi comportamiento presente y pasado frente a mis obligaciones permanecerá reflejado de manera completa en las mencionadas bases de datos con el objeto de suministrar información suficiente y adecuada al mercado sobre el estado de mis obligaciones financieras, comerciales y crediticias. Por lo tanto, conocerán mi información quienes se encuentren afiliados a dichas centrales y/o que tengan acceso a está, de conformidad con la legislación aplicable.

 

La permanencia de mi infamación en las bases de datos será determinada por el ordenamiento jurídico aplicable, en especial por las normas legales y la jurisprudencia, los cuales contienen mis derechos y obligaciones, que, por ser públicos, conozco plenamente.

 

En caso de que, en el futuro, el autorizado en este documento efectúe una venta de cartera o una cesión a cualquier título de las obligaciones a mi cargo a favor de un tercero, los efectos de la presente autorización se extenderán a éste, en los mismos términos y condiciones.

 

 

 

 

Firma Titular: ____________________________

C.C.No.: ________________________________

Ciudad y Fecha: __________________________

 

 

ANEXO 4.

 

AUTORIZACIÓN DE USO DE DERECHOS DE IMAGEN SOBRE FOTOGRAFÍAS Y FIJACIONES AUDIOVISUALES

 AÑO 2019

RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS

Nit. 860021948-7

  

______________________________________ Por medio del presente documento manifiesto clara y expresamente si autorizo o no a RELIGIOSAS AGUSTINAS MISIONERAS para que  haga uso de los derechos de imagen sobre fotografías y fijaciones audiovisuales de mi persona o de la persona a quien represento hijo(a) o menor al que acudo y represento NOMBRE DEL MENOR _______________  de acuerdo a  las normas que rigen para estos casos y de la siguiente forma:

 

PRIMERA.- Autorización. Mediante el presente autorizo a Religiosas Agustinas Misioneras para que haga el uso y tratamiento de mis derechos personales de imagen o los de mi hijo(a) y/o menor a quien acudo y represento, para incluirlos sobre fotografías; procedimientos análogos a la fotografía; producciones Audiovisuales (Videos) que deban hacerse o que se desarrollen dentro de las actividades lúdicas, recreativas, culturales y demás que organice la entidad.

 

SEGUNDA.Medios. La presente autorización de uso se otorga para ser utilizada en formato o soporte material en ediciones impresas, vallas, pendones, brochure. (ATL Y BTL), y se extiende a la utilización en medio electrónico, óptico, magnético, en redes (Intranet e Internet).

 

Una vez leído el documento y entendiendo todo lo que en él se señala, manifiesto que:

 

SI ________     NO_________ otorgo la autorización aquí solicitada por parte de la Institución.

 

Para constancia de lo anterior se firma y otorga en la ciudad de Bogotá  D.C., la presente autorización  hoy: _________ de _________ de 20________.

 

 

Firma Titular: ____________________________

C.C.No.: ________________________________

Ciudad y Fecha: __________________________

 

 

 

 

 

La presente política junto con sus anexos se firma en original por la Representante legal de Religiosas Agustinas Misioneras:

 

 

 

HNA. FLOR DE MARÍA MARTÍN CÁRDENAS

Representante legal

Religiosas Agustinas Misioneras

Original firmado

 

Revisó en Instancias:

Por Religiosas Agustinas Misioneras

Revisor Fiscal

Juan Manuel Barreto Pacheco

Por Colegio de Nuestra Señora del Buen Consejo

Rectora

Hna Maria Altagracia Gil P.

Administradora

Gloria Orjuela.

Elaboró: Asesora Jurídica

Luisa Fernanda Márquez R.